2º Control de procesos de negocio. cuadrod de mando de los indicadores clave de los procesos de negocio
La gestión de
nuestros centros y empresas conlleva la constante toma de decisiones con el
objeto de obtener una mayor rentabilidad del trabajo personal y de las inversiones.
Los resultados mandan y por tanto, las decisiones deben ser acertadas y
eficaces.
En muchas
ocasiones se toman decisiones estratégicas y operativas apoyadas en datos muy
básicos, percepciones empíricas o fruto de la observación simplemente.
Nuestros centros
nos puede proporcionar infinidad de datos, tanto financieros como operativos
derivados del uso de nuestros clientes, que bien gestionados reflejarán
verazmente la realidad y nos proporcionarán una sólida información que nos
ayuden en la toma de decisiones.
Implantemos un
sistema que nos ofrezca la información precisa que nos interese en cada caso
mediante una práctica continua y metódica de exploración y estudio de los datos
con énfasis en el análisis estadístico, que nos permita mejorar los procesos de
negocio.
Vivimos en un
mundo conectado donde los datos, las personas, las máquinas y los procesos
están interconectados en Internet. Necesitamos una visión global mediantes
soluciones analíticas disponibles en cualquier dispositivo o plataforma y “on
line” si fuera necesario.
El modelo es un
sistema vivo que en el que deberemos:
1. Determinar el objetivo de estudio
2. Seleccionar una metodología
3. Recabar los datos
4. Analizarlos y llevar a cabo conclusiones
5.
Y
utilizar los resultados para la mejora de los procesos del negocio y la
creación de modelos predictivos
Una vez implantado
el sistema de forma sistemática y como parte de la estrategia propia de la
empresa, surgirán nuevas incógnitas tras la interpretación de los datos lo que
nos provocará nuevas necesidades que retroalimentará el sistema.
Habremos adoptado un
enfoque estratégico en el que la analítica
estará integrada en el proceso estratégico tratando su información como un activo y obteniendo con ello una ventaja
competitiva.
El éxito del sistema dependerá de:
1. Que toda la organización esté comprometida con el sistema y comprendan la importancia del mismo
2. De la calidad de los propios datos que se manejen
La primera premisa corresponderá a los
dirigentes mediante la implantación de este sistema en la cultura de la
empresa. En cuanto a la segunda, la calidad de los datos, dependerá de un
trabajo metódico de los responsables de los mismos para que cumplan el estándar
de calidad imprescindible: deberán ser exactos, íntegros (completos), actualizados, relevantes, de fuentes
consistentes, fiables y accesibles.
La calidad de los datos estará afectada por cómo son
introducidos, almacenados y gestionados y requerirá de un mantenimiento
periódico intensivo: borrado de datos duplicados, mal introducidos, incompletos
etc. Generalmente, esto implica su actualización, estandarización y un correcto
almacenamiento de los registros bajo un mismo criterio, incluso aunque estén
almacenados en múltiples sistemas.
Una vez que contemos con datos de calidad, se hace
imprescindible que el manejo de los mismos sea mediante una presentación
apropiada. Es momento de cambiar los reportes estáticos por Cuadros de Mando
(Dashboards), útiles e intuitivos.
No será tarea fácil
el cambio de mentalidad desde los reportes estáticos a los cuadros de mando.
Nos ayudará el que el aspecto visual será más confortable y rápido y que
contará con un conjunto de datos limitados a los indicadores claves de
rendimiento (KPIs).
Los cuadros de mando
deberán ser un instrumento de gestión de los ejecutivos y de las personas de la
organización en la medida que deban tomar decisiones y cada uno de ellos deberá
contar con una persona responsable del mismo.
Aprendamos de
nuestros clientes, aprendamos de nosotros mismos y nuestros procesos.
Cada entidad y
organización será la responsable de elegir qué datos necesita. Como ejemplo de
algunos genéricos que estimamos interesantes para cualquier organización,
podemos considerar:
·
Datos comerciales:
o
Ventas de servicios
o
Ventas de nuevos servicios
o
Gastos de formación sobre las ventas realizadas.
o
Horas comerciales sobre las horas totales
o
Horas comerciales sobre las ventas realizadas
·
Datos económicos:
o
Balances de ingresos y gastos reflejando el
comparativo con el objetivo.
o
Productividad de las horas trabajadas por el
personal de producción respecto a los ingresos generados.
o
Reporte mensual de la cuenta de explotación comparando
los resultados con el presupuesto y los del año anterior, tanto mensualmente como
el acumulado del ejercicio.
·
Datos sobre clientes:
o
Asistencia al centro. Expresado diariamente, por
horas y comparando con la capacidad máxima.
o
Ocupación de las distintas salas de clases,
fitness, baño turco etc. Expresados de la misma manera que el anterior.
o
Número total de clientes por tipo de cuotas
indicando las altas, bajas, recuperaciones, cambios de cuota, altas en cursos y
servicios etc.
